Любому предпринимателю нужно хотя бы косвенно знать, что такое бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов помогает снизить затраты, повысить рентабельность и в конечном счете увеличить прибыль предприятия. В экономической литературе это понятие впервые встречается в работах исследователей 80-х годов прошлого столетия. Именно тогда в США впервые задумались о том, что эффективность всего производства зависит от комплекса взаимосвязанных действий, именуемых бизнес-процессом.
Определения
Бизнес-процесс - это комплексное понятие. Развитие бизнеса очень зависит от взаимосвязанных операций, процедур и действий. Нельзя представить себе завод без поставки сырья, его обработки, работников за станками и бухгалтеров. Предприятие - это закрытая система, которая функционирует, как целостный организм. И чтобы все грамотно работало без заминок и задержек, нужен главный мозг - опытный менеджер, который проведет анализ и будет следить за слаженностью действий всех бизнес-процессов.
Если смотреть с экономической точки зрения, то взаимосвязанность всех возможных мероприятий, во время выполнения которых происходит переработка ресурсов внешней среды в конечный продукт для потребителя, называется бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов - это оценка результативности того или иного действия, операции или события, связанного с производством.
Для чего они нужны
Описать бизнес-процессы довольно легко. Но самая большая проблема реальности в том, что на любых предприятиях в нашей стране редко можно найти человека, действительно заинтересованного в повышении эффективности различных процессов производства. Малый и средний бизнес старается использовать давно устаревшие методы уменьшения затрат, в то время, как на западе давно поняли, что успех дела зависит от грамотного наемного менеджера, который заинтересован в получении максимальных результатов от своей работы.
Создание бизнес-процессов дает четкое понимание: кто отвечает за какой этап, какую должность занимает, и что должен делать. Такая структуризация делает прозрачной схему организации производства и дает возможность проще управлять им. Донеся дерево целей до сотрудников, можно повысить их мотивацию, демонстрируя, что их работа направлена на общие цели. Кроме того, таким образом поможет выявить лишние затраты финансовых и
Как создавать
Независимо от того, большой бизнес или малый, подход к созданию детального плана один. Рассмотрим конкретный пример. Имеется фирма, продающая диваны. Схема бизнес-процессов похожа на дерево. На главных ветках размещаются основные функции, которые разветвляются на более мелкие. Итак, какие основные этапы бизнес-процесса у розничной фирмы?
1. Закупка товаров. Это первый и центральный бизнес-процесс. Какие у него можно выделить подэтапы?
- Анализ поставщиков.
- Составление договоров с заводами-производителями.
- Составление договоров с транспортными компаниями.
2. Размещение диванов. На этом этапе существуют такие моменты:
- Выбор помещения.
- Строительство или аренда помещения.
- Создание условий для продаж.
3. Процесс продаж.
- Подбор персонала.
- Покупка кассового аппарата.
- Создание атмосферы и дизайна для продаж.
- Размещение вывески.
- Создание визиток, буклетов, брошюр, каталогов и т.д.
- Размещение рекламы.
Список можно составлять долго. Важно понимать, как происходит создание бизнес-процессов. А дальше приведем несколько золотых правил, чтобы организация бизнеса была успешной.
Правило №1
За каждый выделенный бизнес-этап отвечает конкретный человек. Привлекайте к созданию схемы и их. Это даст возможность более детально понять сам процесс, заинтересовать сотрудников и повысить их мотивацию, направленную на достижение общих целей. Особенно это важно на ранних стадиях становления предприятия. Начало бизнеса всегда связано с огромными трудностями, и своевременная расстановка целей по конкретным этапам даст более подробный план к действиям.
Правило №2
Используйте автоматизированные программы и визуализируйте свои схемы. На сегодняшний день существует много готовых программ, помогающих Малый и средний бизнес повсеместно используют их.
Если вы работаете в группе, возьмите доску или листки бумаги, чтобы все записывать и по ходу мыслей рисовать дерево ваших процессов. Начните с больших операций, расписывая их на меньшие. Для больших предприятий создание бизнес-процессов - это огромная кропотливая работа, требующая максимальной концентрации и слаженности действий всех сотрудников.
Правило №3
Формулируя бизнес-процессы, ориентируйтесь на стратегию фирмы, а не на ее организационную структуру. Одна и та же функция может выходить за пределы установленных отделов. Например, при поставке товара от поставщика можно рассматривать границу бизнес-процесса до момента выхода товара за пределы самого торгового предприятия, то есть, когда он расставлен на полках и доступен потребителю. В этом процессе участвуют сразу несколько подразделений, входящих в организационную структуру.
Правило №4
Не следует слишком детализировать план. Если перегрузить схему излишней информацией, это приведет к общей путанице и большой нагрузке на ответственных сотрудников. Если планируется внести изменения в каком-то конкретном сегменте, эту часть нужно детализировать, а все остальные рассмотреть лишь поверхностно, не вникая в подробности. подвластна закону Парето "20 на 80", когда 20% детальных описаний принесут 80% успеха всей операции.
Правило №5
Не бойтесь правды и стройте схему на основании того, что есть на самом деле. Очень часто возникает такая ситуация. Главный менеджер расспрашивает своих подчиненных об их отделах с целью построения схемы бизнес-процессов. Те стараются и рассказывают, как у них все хорошо. Хотя на самом деле реальная ситуация далека от идеала. Но на основе ложных данных будет построена неправильная схема, после чего будут приняты неэффективные решения и вся работа пойдет впустую.
Не нужно путать понятия «как есть», «как должно быть» и «как я хочу, чтобы было». Как бы плохо все ни было, бизнес-процессы составляются именно ради того, чтобы улучшить это состояние. Поэтому обязательно нужно описывать только реально существующую ситуацию.
Автоматизация бизнес-процессов
Следить за всеми событиями, происходящими внутри компании, очень сложно, особенно если речь идет о крупных корпорациях и синдикатах. Большой бизнес сложно представить себе без целой системы автоматизированных программ, позволяющих анализировать входящие данные для принятия решения. Поэтому на сегодняшний день очень часто речь идет об автоматизации бизнес-процессов.
Практически это означает, что есть специальная компьютерная программа, которая занимается переработкой всевозможных потоков информации, обеспечивающих бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов происходит в автономном режиме, а человек лишь знакомится с полученными результатами и делает соответствующий вывод.
Выбор метода анализа
Сталкиваясь с вопросом о том, как же лучше описать бизнес-процессы автоматическим путем, отечественный предприниматель найдет множество вариантов, которые мало оптимизированы под российский рынок. Практически все предложенное программное обеспечение создано для западных компаний, которые имеют опыт оптимизации производства. Но проанализировав некоторые данные, мы создали свой перечень программ, с помощью которых осуществляется реализация бизнес-процесса.
- БЭСТ-5 «Мой бизнес» - это программное обеспечение, который часто использует малый и средний бизнес. Программа доступна для любого компьютера и очень проста в использовании. Преимущество ее в том, что она может анализировать небольшие объемы данных небольшого предприятия.
- Corporate Modeler. Часто используется на современных предприятиях, в основном потому, что стоит недорого. Начало бизнеса легко организовать именно с этой программой, поскольку она очень удобно строит схемы бизнес-процессов, но анализ практически не проводит.
- iGrafx Enterprise Central. Очень хорошая канадская разработка. Умеет не только распознавать и составлять бизнес-планы, но и успешно анализировать массивы входных данных. В нашей стране имеет очень малое распространение, хотя продукт очень достойный.
- Business Studio. Наиболее известная российская разработка. Интегрирована с другими продуктами MS Office (Word, Excel, Visio). Для отечественного предпринимателя это оптимальный выбор по соотношению цена-результат. Отлично анализирует бизнес процесс. Производство можно успешно оптимизировать благодаря полученным на основании программы результатам.
Технология построения бизнес-процессов
Чаще всего на сегодняшний день встречается интеграция автоматического и ручного метода построения схемы «Бизнес-процесс». Анализ бизнес-процессов в таком случае проводится в два этапа: первый с помощью полученных результатов на компьютере, второй - вручную управляющим.
Рассмотрим два основных подхода к построению графиков и схем. В данном случае технология бизнес-процессов будет строиться с помощью таких методов:
- DFD (Data flow diagramming).
- WFD (Work Flow Diagram).
Первый метод DFD подразумевает составление диаграммы В их состав входят: детализация работ процесса, ответственные сотрудники, необходимая документация. Такое построение дает полное представление о деятельности фирмы, ее окружающих входных и выходных данных, всех элементах производственного процесса и связях между ними. Данный подход позволяет выделить свободные (лишние) бизнес-процессы, которые снижают эффективность результата и могут быть оптимизированы различными способами.
WFD - диаграммы потоков работ, которые описывают бизнес-процессы нижнего уровня. Развитие бизнеса может существенно измениться, если знать не только вертикальную иерархию действий, но и горизонтальную. Что это значит?
Если посмотреть наглядно, то WFD-диаграммы представляют собой сетку временных рамок, каждая графа которой отвечает за тот или иной процесс. Допустим, поставка товара длится два дня - на графике отмечается начало и окончание процесса. Затем наступает событие раскладки товара в торговом зале, и этот процесс начнется только после того, как закончится поставка. Данные наносятся последовательно на график. События, операции и действия могут переплетаться, если выполняются одновременно. Начинать развитие бизнеса на ранних этапах удобно именно таким способом, определяя, сколько времени необходимо на полный производственный цикл.
Выводы
Для маленького или большого, нового или старого предприятия, нужно понимание того, что такое бизнес-процесс. На любой стадии жизненного цикла фирмы оптимизация производства может существенно повлиять на дальнейшее развитие. Ведь главная цель существования любой организации на сегодняшний день - удовлетворение потребностей потребителя. И если клиент будет доволен, он будет приносить прибыль. Зависимость здесь прямо пропорциональная. Чем выше уровень удовольствия потребителя, тем выше прибыль фирмы. А достичь этого можно лишь путем анализа и последующего изменения процесса внутри предприятия.
Универсальной методики создания таких систем управления не существует, однако возможна разработка общих принципов построения систем управления бизнесом. В число таких передовых методов эффективного управления входит так называемый процессный подход к управлению.
Состав внутренних бизнес-процессов компании определяется наиболее важными видами ее деятельности для достижения целей клиентов и инвесторов. Простое применение как финансовых, так и нефинансовых показателей к существующим бизнес-процессам может привести лишь к незначительным изменениям, но не к кардинальному улучшению деятельности организации. Достижение хороших показателей бизнес-процессов — это лишь способ выживания, который не дает компании уникального преимущества. Для достижения конкурентного преимущества необходимо значительно обойти конкурентов не только по показателям всех бизнес-процессов, но и по общей эффективности.
Четкая стратегия, выраженная в виде целей и показателей бизнес-процессов, направлена на удовлетворение ожиданий клиентов и акционеров (инвесторов). Такой подход от общего к частному (сверху вниз) позволяет выявить абсолютно новые бизнес-процессы, в которых и с помощью которых компания сможет достичь превосходства.
Показатели операционной эффективности бизнес-процессов
Создание систем эффективного управления компаниями и организациями самого разного характера и сферы деятельности — это одна из самых сложных задач, стоящих перед современным менеджментом. Универсальной методики создания таких систем управления не существует, однако возможна разработка общих принципов построения систем управления бизнесом. В число таких передовых методов эффективного управления входит так называемый процессный подход к управлению . Суть его в том, что в практике управленческой и производственной деятельности выделяются некоторые процессы с последующим управлением ими . Для обозначения таких процессов принято использовать термин бизнес-процесс . Немаловажным фактором любого бизнес-процесса будет его эффективность , а важнейшая задача менеджмента состоит в постоянном улучшении показателей каждого бизнес-процесса.
Для того чтобы предлагать клиентам высококачественные товары или услуги, компания должна контролировать внутренние процессы их создания. Продуманные и хорошо отлаженные бизнес-процессы обеспечивают высокий уровень качества. Основная задача менеджмента состоит в точном определении наиболее существенных составляющих процесса для его последующей оценки, оптимизации и выработки стандартов реализации.
Каким же образом можно выбрать правильные показатели процессов? Выбор будет облегчен в том случае, если вы выявили требования клиентов и провели исследования составляющих конкретного процесса, который связан с наиболее значимыми характеристиками товара или услуги. Стало уже традицией копирование каких-либо новшеств, введенных конкурентами. Эти новшества будоражат умы маркетологов и они с энтузиазмом предлагают скопировать их, чтобы не отстать от конкурентов. Однако плагиат не всегда себя оправдывает, лучше потратить средства и усилия на изучение поведенческих и оперативных показателей, которые напрямую связаны с качеством услуги (товара), финансовым результатом и степенью удовлетворенности клиента.
Одним из наиболее важных оперативных показателей и критериев оценки любой компании должен являться показатель длительности цикла завершения процесса . Общая длительность цикла — это то количество времени, которое проходит с момента начала выполнения задачи до момента ее полного завершения. Например, длительность цикла обслуживания клиента в продажах исчисляется с момента принятия заказа от клиента и до доставки товара клиенту или выдачи собранного заказа со склада.
Для иллюстрации важности временного цикла обслуживания клиента можно привести простой пример. Возможно, вам приходилось обращаться в банк за кредитом. Очень часто наблюдается следующая ситуация: с момента передачи в банк заявки на кредит со всеми необходимыми документами проходит почти неделя, пока вам наконец-то сообщат об отказе в его выдаче, хотя в действительности на сбор и анализ всех данных требуется всего несколько часов. Вопрос: куда было потрачено остальное время и есть ли резерв для оптимизации данного бизнес-процесса и сокращения длительности рабочего цикла?
Показатель длительности рабочего цикла очень важен не только с точки зрения внутреннего расчета себестоимости, но и с точки зрения его значимости для клиента . Здесь важно не скатиться к попыткам «замыливать» глаза себе и клиенту удобными показателями длительности цикла. Так, просчитав длительность протекания какого-либо цикла, выполняемого «вразвалочку», которая составляет, скажем, 50 минут, кажется разумным поставить задачу сократить процедуру до 40 минут. Однако в данном случае может оказаться, что подобная «оптимизация» ключевого индикатора деятельности нисколько не увеличит степени удовлетворенности клиента. В конечном счете то, насколько хорош показатель длительности цикла, может оценить только клиент — он останется либо удовлетворен этим показателем, либо нет.
Анализ добавленной ценности процесса
Любые процессы в компании можно разделить на две составляющие — ту, которая добавляет ценности продукту , и ту, которая не увеличивает его потребительскую ценность . Критерий увеличения составляющей добавления ценности процесса может использоваться как основа для оптимизации бизнес-процессов компании. Более того, этот критерий может быть выбран как определяющий принцип для упрощения любого бизнес-процесса. Что же представляет собой анализ добавленной ценности процесса?
Когда продукт (товар) проходит по цепочке бизнес-процессов компании, то с его ценностью происходят две вещи.
- В процессе производства продукт вбирает стоимость затраченного на него труда, материалов, энергии, а также другие сопутствующие затраты. Однако добавленная ценность продукции не зависит напрямую от этих затрат.
- Ценность продукта увеличивается при добавлении в продукцию таких качеств, как функциональность, эстетичность, фирменный бренд и тому подобных аспектов, важных для клиента. В конечном счете это даст возможность продавать его по цене более высокой, чем суммарные затраты, которые были потрачены на продукт, т.е. получать прибыль.
Основная проблема организаций заключается в том, что ценность их продукта, выраженная в цене, по которой его готов приобрети рынок, должна быть выше, чем понесенные организацией затраты . Таким образом, добавленная ценность является теоретической концепцией, выражающей соотношение рыночной стоимости и фактически понесенных затрат на продукт. Величину добавленной ценности (AV) можно получить из формулы:
где: Va — ценность после обработки, Vb — ценность перед обработкой.
Для оценки бизнес-процессов, добавляющих экономическую ценность (затраты), на отдельном бизнес-процессе эту добавленную ценность можно выразить в виде удельного показателя. Так, например, пусть затраты на маркетинг бренда составили 10 000 руб. Соотнеся эту затрату с полученной добавленной ценностью бренда, можно оценить эффективность маркетинга.
Высокая эффективность деятельности компании в целом может иметь место только при достаточной эффективности отдельных ее бизнес-процессов и, соответственно, лиц, их выполняющих.
К основным показателям эффективности бизнес-процесса можно отнести следующие.
- Затраты ресурсов: временные (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения заказов); материальные (расход средств и материалов, активы, используемые в виде дебиторки, складские запасы и т.д.).
- Затраты на брак.
- Затраты на обучение , подготовку и повышение квалификации сотрудников.
- Эффективность использования ресурсов на единицу продукции : коэффициенты использования оборудования; коэффициенты использования ресурсов, сырья и материалов; затраты времени на проведение единицы работ или услуг.
С точки зрения финансовой оценки очень важными будут показатели стоимости процесса, т.е. затрат на осуществление однократного цикла этого процесса, а также активы, используемые для его осуществления. Например, бизнес-процесс продажи для осуществления продаж на сумму в 100 000 руб. может требовать использования ресурсов в виде дебиторской задолженности на сумму в 45 000 руб.
Компании необходимо иметь в своем арсенале несколько показателей, оценивающих производительность, чтобы грамотно использовать человеческие и другие ресурсы. Показатель производительности — это в общем случае соотношение результата и затраченных на его достижение ресурсов. Приведем примеры показателей производительности, наиболее часто используемых компаниями:
- продажи на сотрудника;
- прибыль на сотрудника;
- число операций, произведенных одним сотрудником, и т.д.
Наиболее сложная задача — выбрать правильные стандарты и целевые показатели для оценки производительности . Для оценки компании в целом показатели продаж на сотрудника важны, и в то же время они абсолютно бессмысленны для оценки состояния дел в отделе.
Оценку измерения бизнес-процесса необходимо проводить с точки зрения клиента . Обычно компании рассматривают свои бизнес-процессы в разрезе четырех отдельных категорий:
- развитие продуктов и услуг;
- генерирование спроса;
- удовлетворение спроса;
- планирование и управление предприятием.
Однако процессы — это то, что отражает, какая работа, где и когда выполняется, каким образом она делается . Поэтому необходимо рассмотреть те их аспекты и характеристики, измерение которых будет достаточно важно для оценки определенного процесса. Эти измерения можно разделить на следующие категории:
- качество;
- количество;
- время;
- легкость в использовании;
- деньги.
Именно эти пять категорий помогут найти критерии для измерения наиболее важных для достижения успеха контрольных точек процесса. При измерении эффективности необходимо отдельно рассматривать составляющие самого процесса. Процесс можно разбить на входные параметры, действия, выходные параметры, результаты. Так, когда речь идет о результатах процесса, нужно определить следующие критерии эффективности процесса:
- приводит ли процесс к желаемому результату;
- насколько хорошо результат процесса удовлетворяет потребности получателя.
При этом результат процесса может быть измерен в единицах качества, количества, времени, стоимости.
Оценить:
1 0
Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.
Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.
Сущность и цели
Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения
.
Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.
Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:
- высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
- существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
- низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
- длительное время поставки товара;
- чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
- проблемы со сроками выполнения договоров.
Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.
Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:
- аудит бухгалтерской отчётности;
- изучается производственная документация;
- описывается алгоритм производства;
- изучается процесс в действии.
Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений . Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:
- определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
- исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
- оценка выполнения установленного плана;
- анализ использованных возможностей предприятия;
- разработка плана оптимизации процессов.
Методы анализа
Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.
SWOT-анализ
Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.
Алгоритм таков:
- Опрос руководства и работников предприятия.
- Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
- Построение таблицы.
SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.
Определение проблем процесса
Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.
Алгоритм процедуры исследования следующий:
- Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
- Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
- Установление проблемных участков.
Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.
Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.
Распределение по уровням
Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:
- Составляется перечень основных этапов цикла.
- Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.
Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.
Анализ по отношению к типовым требованиям
Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.
Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.
Визуальный анализ графических схем
Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:
- подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
- любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
- выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.
Алгоритм следующий:
- Рассматривается каждая деталь процесса.
- Анализируется содержание этапов цикла.
- Устанавливается перечень необходимых документов.
- Проверяется наличие информации во входящих бумагах.
По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.
Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.
Используемые показатели
Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.
Существует три их вида:
Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:
Анализ на примере конкретной компании
В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:
- Исследование проблем . В ходе работы выявлены слабые места:
- не используются системы автоматизации;
- отсутствие комфортных условий работы.
- мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
- установить причины неравномерной поставки продукции;
- интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
- внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
- реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
- систематизировать стеллажи для облегчения доступа.
Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.
На отечественном рынке можно наблюдать ситуацию, когда компании с одинаковой бизнес-стратегией в равных условиях достигают противоположных финансовых результатов. Причина обычно кроется в методике организации внутренней деятельности. Инструментом для ее оценки и улучшения являются показатели эффективности бизнес-процессов.
Сфера применения
Состав бизнес-процессов внутри компании обусловлен:
- видами ее деятельности;
- нуждами клиентуры;
- желаниями участников, акционеров и инвесторов.
Применение обычных финансовых показателей к внутренним бизнес-процессам не всегда дает возможность установить их реальное состояние.
Кардинально повлиять на внутреннюю деятельность компании удается с помощью показателей бизнес-процессов.
Улучшение способа внутренней организации не может гарантировать компании увеличение продаж или закрепление позиций на рынке. Для достижения этих целей необходимо обойти конкурентов по общей эффективности. Однако налаженный внутренний механизм может стать подспорьем и важным преимуществом в конкурентной борьбе.
Бизнес-стратегия должна отображать цели и нормативы внутренних рабочих процедур, способы удовлетворения ожиданий:
- клиентуры;
- вкладчиков и акционеров.
Индуктивный подход (снизу вверх, от общего к частному) позволяет выявить новые процессы, которые помогут компании достичь превосходства на рынке. Каждый из них может быть оценен посредством нескольких параметров, изменение которых позволяет управлять его течением.
Понятие о показателях
Сам термин показателей бизнес-процесса позаимствован, и является калькой с Key Performance Indicators. Названная категория западного менеджмента подразумевает совокупность характеристик деятельности организации, помогающих в достижении стратегических и операционных целей.
Их использование помогает предпринимателю оценить текущее состояние внутреннего управления, построить и реализовать грамотную стратегию управления.
Английское слово performance не поддается однозначной трактовке. Чаще всего переводится как «производительность». Стандарт ISO 9000:2008 разделяет performance на две составляющие:
- результативность как способность ориентироваться на результат;
- эффективность – возможность реализовывать цели и планы в условиях действия ограничений касательно сроков, затрат, коммерческой тайны.
Таким образом, показатели эффективности являются инструментом измерения достижения субъектом хозяйствования поставленных целей.
Эффективность и результативность
Эффективность бизнес-процесса – это признак, характеризующий продуктивность использования финансовых и технических ресурсов при решении задач, поставленных руководством компании. Основной целью предприятия является получение прибыли. Однако в определенный промежуток времени она может быть другой: завоевание новых рынков, модернизация производства.
Эффективность работы компании рассматривается как совокупность эффективности всех значимых внутренних процедур. Ее повышение констатируется при улучшении следующих характеристик:
Результативность бизнес-процесса – это соотношение между достигнутыми предприятием результатами и затраченными им ресурсами. Эффективность и результативность тесно взаимосвязаны.
Типология
Методика бережливого производства (lean production) предлагает использовать показатели успешности деятельности и достижения целей, характеризующие:
- итоговый объем и качество продукта;
- ресурсозатратность деятельности;
- функциональность: соответствие реальной процедуры плановому алгоритму;
- производительность: соотношение издержек и расходов с полученными результатами;
- эффективность как производную категорию.
Показатели эффективности обычно касаются:
- стоимости;
- времени;
- качества.
При процессном подходе к менеджменту выделяют показатели, характеризующие:
- стабильность процессов;
- результативность процедур;
- целевые показатели эффективности;
- ключевые операционные показатели;
- конкурентоспособность продукции;
- финансовые показатели эффективности.
Все они взаимосвязаны.
Финансовые показатели являются производными и вычисляются, исходя из результатов анализа данных других уровней.
Определяющими в оценке деятельности субъекта хозяйствования являются целевые показатели эффективности. Они отображают достижение целевого результата – получения прибыли. Соответственно, ключевой задачей любого внутреннего процесса компании в итоге является максимальная эффективность при достижении целевого результата.
Остальные группы показателей дают возможность оценить конкурентоспособность продукции и уровень удовлетворенности клиентуры. При этом:
- показатели результативности базовых и второстепенных процессов используются, чтобы исправить отдельные недочеты в работе компании;
- операционные показатели дают возможность оценить вариативность деятельности.
Такая модель универсальна. При грамотной адаптации она применима для предприятий любого типа. Ее использование способствует внедрению процессного подхода, направлено на самоусовершенствование субъекта хозяйствования, мобилизацию внутренних ресурсов и скрытого потенциала.
Стадии оценки эффективности внутренней деятельности:
- Опрос либо анкетирование клиентуры.
- Классификация осуществляемых компанией процессов согласно значимости для конечного потребителя.
- Установление степени удовлетворенности потребителя качеством деятельности компании путем сопоставления существующего и ожидаемого качества.
- Выявление приоритетных сфер, требующих изменений.
- Установление перечня процедур, нуждающихся в незначительной корректировке.
- Определение эффективности деятельности по таким показателям, как затраченное время и производственные издержки.
- Вычисление процессов, нуждающихся в реинжиниринге по показателю эффективности и по стоимости.
- Внесение полученных сведений об эффективности и приоритетности процедур в таблицу для анализа.
Описанные шаги предоставляют субъекту хозяйствования возможность самостоятельно сформировать индивидуальную систему оценки эффективности бизнес-процессов, раскрывающую необходимую информацию и учитывающую особенности сферы и типа деятельности компании.
Как построить эффективный бизнес во время “кризиса”: Видео
Выходные данные сборника:
ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЛЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРОМЫШЛЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ
Вайкок Мурат Абрекович
канд. экон. наук, доцент Кубанский государственный технологический университет, РФ, г. Краснодар
Е-mail:
FORMATION OF INDICATORS FOR ESTIMATING EFFICIENCY OF BUSINESS PROCESSES IN INDUSTRIAL ENTERPRISES
Murat Vaykok
candidate of economic sciences , associate professor of Kuban State University of Technology , Russia, Krasnodar
АННОТАЦИЯ
В статье рассмотрены существующие методики формирования показателей эффективности бизнес-процессов. Указаны группы показателей для организации и проведения процедуры оценки эффективности бизнес-процессов. Сформированы основные этапы процесса оценивания эффективности бизнес-процессов на промышленном предприятии.
ABSTRACT
The article describes existing methods of forming the performance evaluation of business processes. The groups of indicators for the organization and conducting assessment procedures of business processes are listed. The main steps of the process of estimating the efficiency of business processes in industrial enterprises are formed.
Ключевые слова: бизнес-процесс; оценка эффективности; промышленное предприятие; методы оценивания.
Keywords: business process; performance evaluation; industrial enterprise; evaluation methods.
Постановка проблемы. Условия современного рынка, среда функционирования предприятий характеризуются присутствием кризисных и застойных явлений в экономике. Не смотря на это, поддержка работы предприятий всех отраслей даже в кризисных ситуациях должна всесторонне осуществляться, в том числе, благодаря поиску и привлечению внутренних и внешних ресурсов. Поскольку основной целью всех видов предпринимательства является получение прибыли, а уровень прибыльности предприятия показывает эффективность его работы, то управление системой бизнес-процессов этого предприятия требует особого внимания со стороны управленцев всех уровней. Адекватная оценка работы предприятия по всем направлениям его деятельности поможет выявить возможные незадействованные резервы, а также оценить оптимальность выполнения рабочих процессов. Промышленные предприятия характеризуются более сложными и многоуровневыми системами и моделями бизнес-процессов по сравнению с другими видами предприятий. В связи с этим, сообществом ученых предлагается разные подходы к оцениванию эффективности бизнес-процессов предприятий.
Не зависимо от сферы деятельности акцент на процессный подход в управлении промышленным предприятием позволяет объемно оценивать эффективность его работы и своевременно выявлять проблемные процессы. Архитектура модели бизнес-процессов промышленного предприятия требует постоянной ее актуализации относительно динамически изменяющихся рыночных условий, в связи с чем, необходимо формировать оптимальную систему показателей для оценки эффективности бизнес-процессов предприятия. Данная система призвана помочь промышленному предприятию своевременно выявлять «критические точки» и применять реинжиниринг неэффективных бизнес-процессов.
Цель статьи. Изучить подходы к процедуре оценки эффективности бизнес-процессов, а также к формированию системы показателей для оценки указанной эффективности на промышленном предприятии. Определить основные принципы формирования такой системы оценки для промышленных предприятий.
Анализ последних исследований и публикаций. Эффективность деятельности промышленных предприятий всегда была актуальной темой для научных исследований. Процессный подход к управлению предприятием также был многократно исследован национальными и иностранными учеными. Так, Козерод Л. посвятила свои фундаментальные труды вопросам реинжиниринга бизнес-процессов промышленного предприятия, отдельные исследования этого автора раскрыли суть авторской методики оценки интегральной экономической эффективности бизнес-процессов предприятия . Козенков Д. исследовал проектирование бизнес-процессов в контексте создания архитектуры предприятия . Балашова Е. предложила методику оценки организационной эффективности бизнес-процессов на основе ключевых показателей эффективности предприятия . Антипов Д. предложил методику разработки модели показателей эффективности бизнес-процессов на основе интеграции подходов Всеобщего управления качеством (TQM), системы сбалансированных показателей (BSC), бережливого производства (LP) и теории ограничений систем (ТОС) Э. Голдратта . Группа ученых, состоящая из Сухановой Ю., Куренкова И., Луневой Е. и Цапко С. создали критерии и методику оценки эффективности бизнес-процессов на основе метода анализа иерархий, использование которых позволяет выбрать наиболее эффективную технологию выполнения бизнес-процесса . Чупров К. сгруппировал основные показатели системы оценки эффективности управления бизнес-процессами . Среди иностранных ученых можно выделить труды Г. Харрингтона, посвященные методикам и инструментам усовершенствования бизнес-процессов, а также работы Дж. Хилстона о моделировании комбинаторных подходов управления бизнес-процессами предприятия .
Не смотря на имеющиеся научные разработки в сфере систематизации оценивания бизнес-процессов , необходимо усилить исследования касательно формирования оценки эффективности бизнес-процессов в контексте условий работы промышленных предприятий.
Изложение основного материала. Бизнес-процесс, как и любой другой процесс, имеет ряд характеристик, через изменение которых можно управлять его течением. Для объективного понимания прохождения всех стадий бизнес-процесса необходимо установить систему критериев и показателей, на основе которых можно будет судить о состоянии бизнес-процесса.
На самом первом этапе формирования системы оценки бизнес-процессов предприятию необходимо их сгруппировать предприятия по определенным признакам.
Чупров К. определил такие 4 группы показателей, на которых основывается система оценки эффективности управления бизнес-процессами: показатели эффективности определенных процессов; качественные показатели производимой продукции; показатели удовлетворенности потребителей результатами деятельности предприятия; текущие и результативные финансовые показатели деятельности предприятия .
Другой метод группирования был применен Козерод Л. при разработке собственной методики оценки эффективности бизнес-процессов, согласно которой совокупный показатель эффективности складывается из трех самостоятельных показателей: эффективность процесса по стоимости, эффективность процесса по времени и эффективность процесса по качеству.
Так, согласно данной методике, оценка эффективности бизнес-процессов должна осуществляться в несколько взаимосвязанных этапов:
· На первом этапе проводится классификация бизнес-процессов по критерию важности для потребителя с присвоением их веса в общей системе предприятия;
· На втором этапе проводится опрос каждого класса потребителей для выявления ожидаемых показателей качества и их важности;
· Третий этап определяет показатели удовлетворенности потребителей качеством бизнес-процессов путем выяснения степени их удовлетворенности по выявленным ранее показателям ожидаемого качества;
· На четвертом этапе проводится выявление приоритетных областей, которые требуют изменений. Для проведения реинжиниринга по показателям качества бизнес-процессов строится специальная матрица, которая отражает показатели важности, а именно ожидаемого качества, и отклонение показателя удовлетворенности потребителя качеством от ожидаемого значения;
· Пятый этап посвящен выявлению процессов, связанных с приоритетными областями, и определению степени воздействия каждого процесса на зависимые от него показатели качества. Степень воздействия определяется экспертным путем;
· Шестой этап процесса предназначен для выявления процессов, требующих проведения только корректирующих действий путем определения важности процессов и построения новой матрицы;
· На седьмом этапе осуществляют определение эффективности процессов по показателю времени:
o проводится анализ времени выполнения процесса посредством метода PERT/Time-анализа;
o выявляются процессы, требующие проведения реинжиниринга, путем построения матрицы выявления приоритетных процессов по показателю времени;
· Восьмой этап служит для вычисления процессов, требующих реинжиниринга по показателю эффективности процесса по стоимости. Анализ проводят методом ABC (Activity Based Costing) или методом пооперационного исчисления себестоимости ;
· На завершающем девятом этапе полученные ранее данные по эффективности и приоритетности процессов переносятся в таблицу для одновременного анализа всех матриц и определения интегрального ранга каждого процесса .
Такая система показателей помогает комплексно оценить ситуацию на предприятии, поскольку учитывает все ключевые сферы деятельности предприятия и выявляет приоритетные бизнес-процессы, требующие изменений.
Следующую систему оценки эффективности бизнес-процессов освещал в своих научных трудах Д. Антипов. Он представил модель показателей эффективности деятельности организации (в контексте процессного подхода к управлению), которая совмещает в себе совокупность разнообразных показателей процессов предприятия. В полном объеме данная модель являет собой универсальный инструмент оценки функционирования предприятия по видам бизнес-процессов с целью дальнейшего стратегического планирования на основе полученных данных оценивания.
Модель оценки Д. Антипова выглядит так (Рис. 1) :
Рисунок 1. Модель показателей эффективности деятельности организации
При разработке данной модели автором соблюдалось правило иерархии показателей предприятия. Финансовые показатели эффективности деятельности предприятия могут быть сформированы уже после получения показателей других уровней. Они представляют собой общую эффективность всех бизнес-процессов конкретного предприятия.
Однако главную и определяющую роль в оценке деятельности предприятия играют целевые показатели эффективности.
Целевые показатели эффективности характеризуют, насколько эффективно предприятия достигает своего целевого результата - прибыли. Соответственно и ключевая задача любого бизнес-процесса организации - максимальная его эффективность при достижении целевого результата.
Считается, что эффективность деятельности организации (как совокупности эффективных бизнес-процессов) повышается, если улучшаются такие показатели:
1. Увеличивается доход за счет привлечение новых потребителей, диверсификации и выхода на новые рынки и уменьшении издержек при выпуске продукции.
2. Вложения сокращаются, за счет уменьшение запасов материальных ценностей, высвобождения неиспользуемого оборудования и производственных площадей.
3. Операционные расходы сокращаются за счет устранение «скрытых» непроизводительных потерь.
4. Время на создание продукции уменьшается за счет сокращение времени производственного цикла, сокращении времени поставки потребителю.
На основе расчета целевых показателей по всем бизнес-процессам рассчитываются показатели для организации .
Следующие группы показателей характеризует уровень конкурентоспособности продукции и степень удовлетворенности потребителей; показатели результативности основных и вспомогательных процессов описывают улучшение конкретных аспектов деятельности предприятия; ключевые операционные показатели процессов и показатели функционирования оценивают вариации в процессах.
Использование описанной модели способствует оптимизации процессного подхода на предприятии, и направлено на стабилизацию и развитие всех бизнес-процессов. Автор указывает на универсальность данной модели, т. е. при умелой адаптации она сможет активно использоваться и на промышленных предприятиях всех типов собственности.
Балашовой Е. была представлена следующая система оценки. Ее суть состоит в оценке организационной эффективности бизнес-процессов на основе расчета ключевых показателей.
Основой для группирования бизнес-процессов для этой методики является подход lean production (бережливое производство). Эффективность бизнес-процессов согласно подходу lean production оценивается по четырем направлениям:
1. полнота обслуживания потребителя (потребитель может быть внешним или внутренним, основной показатель выбирается в соответствии со спецификой деятельности - скорость, содержание работы и т. п.);
2. качество деятельности;
3. производительность;
4. затраты .
Оценка с помощью системы ключевых показателей эффективности распространена меньше, однако может быть крайне полезной для повышения эффективности бизнес-процессов, так как KPI (Key Performance Indicator) процесса - это показатели достижения успеха в деятельности или в достижении целей.
Выделяются следующие виды ключевых показателей:
1. KPI результата - качество и количество полученного результата;
2. KPI затрат - сколько ресурсов было затрачено;
3. KPI функционирования - насколько выполнение бизнес-процессов соответствует требуемому алгоритму его выполнения;
4. KPI производительности - соотношение полученного результата и ресурса, затраченного на его получение;
5. KPI эффективности (показатели эффективности) - это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов .
Таким образом, проанализировав предложенные подходы к формированию системы оценивания эффективности бизнес-процессов, можно синтезировать основные оптимальные принципы и правила формирования такой системы для промышленных предприятий:
1. Четко определить цели и задачи проводимой оценки эффективности бизнес-процессов промышленного предприятия;
2. Выбрать научный подход и методику, с помощью которых можно оптимально оценить эффективности бизнес-процессов промышленного предприятия, учитывая цели и задачи проекта оценки;
3. Вычленить группу бизнес-процессов промышленного предприятия, которую необходимо оценить;
4. Оценить качественный и количественный разрыв между целевыми и реальными показателями оцениваемых бизнес-процессов промышленного предприятия при помощи ранее выбранных подходов и методик;
5. Определить направление модернизации и реинжиниринга оцененных бизнес-процессов промышленного предприятия;
6. Установить этапы проведения модернизации и реинжиниринга бизнес-процессов, а также последовательность в случае необходимости их проведения.
С помощью описанных шагов промышленное предприятие может самостоятельно сформировать систему оценки эффективности бизнес-процессов, раскрывающую всю необходимую информацию внутренним пользователям и учитывающую все особенности деятельности конкретного промышленного предприятия.
Выводы:
Формирование системы показателей эффективности бизнес-процессов на промышленном предприятии может быть реализовано с помощью таких универсальных методик:
1. Методика оценки экономической эффективности бизнес-процессов предприятия, предложенной Козерод Л.А.;
2. Методика моделирования показателей эффективности деятельности организации при процессном подходе к ее управлению, автором которой является Антипов Д.В.;
3. Методика оценки организационной эффективности бизнес-процессов на основе расчета ключевых показателей, на основе трудов Балашовой Е.С.
Учитывая главные требования данных методик, можно сделать вывод, что оптимальная система показателей для оценки эффективности бизнес-процессов промышленного предприятия должна содержать в себе совокупность показателей, характеризующих все сферы деятельности конкретного промышленного предприятия, при этом не быть перегруженной информацией, несущественной для анализа ситуации.
Особое внимание стоит уделить целевым показателям эффективности бизнес-процессов. Максимизация их эффективности, безусловно, обеспечит рост эффективности деятельности всего промышленного предприятия.
Успешное, полноценное и системное оценивание показателей эффективности выполнения бизнес-процессов на конкретном промышленном предприятии должно проводиться на основе актуальных требований условий его функционирования. Поскольку провести полную типологизацию бизнес-ситуаций не представляется возможным, управленческому персоналу предприятия необходимо изучить существующие научные разработки по данной теме, а также овладеть навыками комбинирования возможных подходов с целью создания интегрированных методик и их эффективного применения.
Как основа могут быть рекомендованы подходы и практические методики, предложенные Козерод Л., Балашовой Е., а также Антиповым Д., описанные выше, которые разрабатывались, изучая опыт иностранных ученых и особенности функционирования национальных промышленных предприятий.
Дальнейшего изучения требуют системы оценки бизнес-процессов промышленного предприятия в кризисных условиях современного рынка, а также их практическое применение в конкретных бизнес-ситуациях.
Список литературы:
1.Антипов Д.В. Разработка модели оценочных показателей устойчивого развития организации» // Вектор науки Тольяттинского государственного университета. - 2010. - № 4. - С. 186-189.
2.Балашова Е.С. Показатели оценки организационной эффективности бизнес-процессов / Е.С. Балашова // Научно-технические ведомости СПбГПУ. Экономические науки. - 2014. - № 2(192). - С. 185-190.
3.Глухов В.В., Балашова Е.С. и др. Организация производства и маркетинг. Вакуумная техника / Санкт-Петербургский государственный политехнический университет. СПб.: Изд-во Политехнического университета, 2012. - 369 с.
4.Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: учебник / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. М.: ИНФРА-М, 2006. - 319 с.
5.Каплан Р. Сбалансированная система показателей: От стратегии к действию / Р.С. Каплан, Д.П. Нортон. М.: ЗАО Олимп-Бизнес, 2005.
6.Козенков Д.Е. Проектування бізнес-процесів як основа створення архітектури підприємства. // Вісник СумДУ. Серія “Економіка”. - 2011. - № 3. - С. 126-136.
7.Козерод Л.А. Методика оценки экономической эффективности бизнес-процессов предприятия / Л.А. Козерод // Вестник Новосибирского Государственного Университета. Серия: Социально-экономические науки. - 2009. - Т. 9, - Вып. 1. - С. 83-90.
8.Козерод Л.А. Процессный подход в управлении промышленным предприятием / Л.А. Козерод // Материалы десятой открытой конференции-конкурса научных работ молодых ученых Хабаровского края (экономическая секция): сборник статей. Хабаровск: РИОТИП, 2008. - С. 188-192.
9.Цапко С.Г., Лунева Е.Е., Куренков И.Н., Суханова Ю.А. Методика оценки бизнес-процессов приборостроительного предприятия // Информатика и системы управления, - 2011, - № 4 (30), - с. 104-115.
10.Чупров К.К. Экспресс-метод диагностики бизнес-процессов компании /К.К. Чупров // Консультант директора. 2005. № 20.
11.Harrington H. Business process improvement: the breakthrough strategy for total quality, productivity, and competitiveness / H. Harrington. NY, McGraw-Hill, 2009.
12.Hillston J.A Compositional approach to performance modeling / J. Hillston. New York, USA, Cambridge University Press, 2006.
13.Oliver N., Delbridge R., Barton H. Lean production and Manufacturing performance improvement in Japan, the UK and US 1994-2001. Business Research. ESRC Centre for Business research. [Электронный ресурс] - Режим доступа. - URL:
