Часто бухгалтеры допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.
Рассмотрим на примере поступление топлива путем оформления авансового отчета, а затем пошаговую инструкцию по списанию ГСМ в .
Поступление ГСМ с помощью Авансового отчета
Списание бензина в 1С документом «Требование – накладная»
Итак, топливо на счете 10.03, аналитика «Основной склад», в количестве 20 литров у нас есть. Теперь по отчету водителя и с учетом нормативов нам нужно их списать.
Создадим новый документ «Требование – накладная». Заходим в меню «Производство», далее в разделе «Выпуск продукции» выбираем «Требования – накладные». В окне со списком документов нажимаем кнопку «Создать».
В шапке документа заполняем реквизиты «Организация» и «Склад».
Каждый автомобиль нужно «кормить» - либо бензином, либо дизельным топливом, реже - газом. Бухгалтеру же приходится разбираться с учетом расходов на горючее. На вопросы, возникающие в связи с этим у наших читателей, мы и ответим.
Для подтверждения расходов на ГСМ одних талонов мало
И. Сызоев, Московская обл.
У нашей фирмы есть автомобиль для развоза товаров покупателям. Водитель оплачивает бензин талонами, которые покупает фирма. Какой документ нам нужен для подтверждения расходов на бензин? Как отразить в бухучете движение талонов?
: Для подтверждения расходов на бензин вам понадобятся:
- путевой лист, который подтверждает расход топлива. В листе должны быть указан ыПисьмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 :
Номер и марка автомобиля;
Ф. и. о. водителя;
Маршрут передвижения;
Пробег автомобиля по показаниям одометра (находится на спидометре);
Расход топлива за период, на который составляется путевой лист;
- платежки и накладные на приобретение талонов.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
При заправке служебного автомобиля надо сохранять все документы, полученные на АЗС, чтобы затем передать их в бухгалтерию. И не важно, как происходит оплата: наличными, талонами или по топливной карте.
Что касается бухучета талонов, то правильнее отражать их как аванс, выплаченный поставщику. После того как талоны отоварены, вы списываете цену отпущенного топлива с кредита счета 60 в дебет счета 10-3. А уже оттуда по данным путевых листов списываете реально использованное топливо в дебет счетов затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (в зависимости от того, где задействован транспорт). Стоимость истраченного бензина определяете либо по методу ФИФО, либо по средней стоимости (это должно быть закреплено в вашей учетной политике).
Для учета движения талонов желательно завести отдельную книгу либо ведомость. Нелишним будет отражать движение талонов на забалансовом счете 006 «Учет бланков строгой отчетности». Проще это делать в условной оценке (к примеру, один талон - 1 руб. либо 1 л топлива - 1 руб.). Так вы обеспечите контроль за сохранностью талонов, и в бухгалтерской программе будет наглядно отражено, сколько осталось талонов или литров топлива, которые можно получить по талонам.
Авансовый отчет на топливную карту не нужен
Татьяна Бахчина, г. Сызрань
Когда мы выдавали водителям наличные для заправки, то требовали от них потом авансовый отчет. Теперь перешли на топливные карты. Выдаем водителям уже не деньги, а сами карточки. Они ими расплачиваются за бензин, получают на АЗС чек. Нужно ли им заполнять авансовые отчеты?
: Нет, не нужно. При получении бензина по топливной карте водитель ничего автозаправке не платит. Топливная карта - это лишь техническое средство учета оплаченного и отпущенного топлива. Полученный от АЗС документ - это тоже не чек ККТ, подтверждающий оплату бензина. Это, так сказать, замена или своеобразный дубликат накладной на отпуск топлива (обычно накладные поставщик топлива передает в конце месяца). Такой чек поможет определить, сколько бензина в литрах было заправлено в конкретную машину. Поэтому если карта не закреплена за конкретным автомобилем, то одновременно со сдачей путевых листов требуйте от водителя и чеки АЗС.
«Бензиновые» нормы облегчат общение с налоговой
Ирина Л., бухгалтер, г. Лобня
Купили на фирму две машины. Нужно ли применять какие-то нормы расхода бензина в целях налогообложения? Или можно брать расходы по факту - сколько потратил водитель на бензин, столько в расходы сразу и списывать?
: Если вы сможете обосновать, что весь бензин израсходован водителем строго для деловых целей вашей фирмы, то списывайте расходы по факту. Но на деле сложно подтвердить четкий маршрут движения автомобиля. В частности, многим водителям разрешено по окончании рабочего дня уезжать на служебных автомобилях домой. Некоторые организации подключают для фиксации маршрута автомобиля современные системы контроля за перемещением автомобиля и расходом топлива.
Если подобной системы учета нет, то лучше сверять количество израсходованного топлива с какими-либо нормами. Возможны два варианта.
ВАРИАНТ 1. Если вас устраивают «топливные» Рекомендации Минтранса, то на них и ориентируйтес ьМетодические рекомендации, введенные в действие Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р . Для многих бухгалтеров это наименее трудозатратный вариант обосновать затраты на топливо. Плюс такого варианта еще и в том, что Рекомендации Минтранса довольно подробно проработаны: базовые нормы расхода топлива корректируются на повышающие коэффициенты, учитывающие различные факторы. Да и некоторые суды не видят в нормировании расходов на ГСМ по Рекомендациям Минтранса ничего противозаконног оПостановление 4 ААС от 05.04.2011 № А19-14025/10 .
В то же время нужно отметить, что Минфин не особо настаивает на применении минтрансовских норм, а лишь советует учитывать их в работ еПисьмо Минфина от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57 . Ведь Минтранс не вправе устанавливать какие-либо правила, влияющие на исчисление налогов. К тому же Методические рекомендации Минтранса не были официально опубликованы, а в гл. 25 НК нет никаких требований о нормировании расходов на ГСМПостановление 16 ААС от 20.04.2012 № А61-263/09 .
ВАРИАНТ 2. Если вам удобнее разработать собственные нормативы расхода топлива, то списывайте ГСМ по самостоятельно утвержденным нормам.
Но какой бы вариант вы ни выбрали, без путевых листов не обойтись.
Если минтрансовской нормы нет, можно разработать свою
Елизавета Круглова, г. Дубна
Бензин списываем на расходы по нормам из минтрансовских Рекомендаций. Сейчас купили грузовую «газель» ГАЗ-3302. А для нее нормативов нет. Что посоветуете? Списывать по факту или самим разработать норму?
: С нормативом всегда удобнее: это позволит контролировать водителей и подтверждать обоснованность расходов. Вы можете ориентироваться на расход топлива, приведенный в технической документации изготовителя машин ыПисьмо Минфина от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6 . Правда, он не учитывает многих факторов - загрузку автомобиля, езду в пробках или в зимнее время.
Поэтому норму расхода, которую указал изготовитель, лучше взять лишь за основу норматива. А дальше - работаем с ней так, как это предлагает Минтранс в своих Рекомендациях. В частности, эту норму увеличиваем на повышающий коэффициент, зависящий:
- от возраста автомобиля и его пробега: старше 5 лет с общим пробегом более 100 тыс. км - до 5%; старше 8 лет с общим пробегом более 150 тыс. км - до 10%;
- от зимней эксплуатации - коэффициент может быть до 10%;
- от использования кондиционера или климат-контроля - к базовой норме прибавляем до 7%;
- от числа жителей населенного пункта: чем больше город - тем больше коэффициент.
Кроме того, для грузовика к базовой норме расхода прибавляется дополнительный расход - 2 л бензина на тонну груза в расчете на 100 км пробега.
Командировка на личной машине = лишние документы
Марина Сергеевна, бухгалтер, г. Тула
Директор ездил в командировку на личном авто, привез чеки на бензин, ему все оплатили и списали на расходы. Сейчас внутренний аудитор считает это нарушением. Говорит, что расходы документально не подтверждены: нет ни путевого листа, ни приказа, в котором было бы прописано, что директор может пользоваться личным авто для служебных целей. Прав ли аудитор?
: Да, ваш аудитор прав. Без путевого листа нельзя признать расходы на топливо обоснованными. А оформить использование автомобиля в служебных целях можно двумя способами.
Первый - можно составить соглашение с директором об использовании его автомобиля на период командировки. Тогда вы должны будете выплатить ему компенсаци юст. 188 ТК РФ . Однако учтите, что для целей налогообложения прибыли компенсационные выплаты нормируютс яподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 :
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Если сотрудник часто использует личное авто для служебных поездок, то в налоговом плане выгоднее заключить с ним договор аренды, чем выплачивать ему компенсацию.
- по легковым авто с двигателем до 2000 куб. см включительно - не более 1200 руб. в месяц;
- с двигателем свыше 2000 куб. см - не более 1500 руб. в месяц.
Причем, по мнению налоговых инспекторов и Высшего арбитражного суда, этот компенсационный норматив включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, включая и затраты на ГСМПисьма УФНС по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ ; Минфина от 16.11.2006 № 03-03-02/275 ; Решение ВАС от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 . Поэтому, по мнению проверяющих, для целей налога на прибыль компенсацию учесть можно, а вот возмещение транспортных расходов (оплату бензина, масла и т. д.) - уже нельзя.
Поэтому более приемлем второй вариант - оформить с директором договор аренды его машины с экипажем. Тогда вы сможете учесть в расходах и арендную плату за машину, и расходы на бензин, подтвержденные путевыми листами. На учет в расходах платы за аренду машины никаких норм нет - сколько пропишете в договоре, столько и учтете в расхода хподп. 5 п. 1 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649 . Только не забудьте удержать НДФЛ с арендной платы, полученной директором. А вот с суммы возмещения расходов на ГСМ НДФЛ удерживать не нужн оподп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ ; Письмо ФНС от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 .
ГСМ может быть и товаром
Виолетта Роскина, бухгалтер, г. Йошкар-Ола
Устроилась в организацию, которая занимается грузоперевозками. Своих машин нет - заключили договоры перевозки с водителями-предпринимателями. За рейс выплачиваем деньги водителю так: берем согласованную цену рейса, из нее вычитаем стоимость отпущенного ему бензина, который закупает наша фирма. Количество ГСМ определяется по договоренности с водителем.
ГСМ списывается по реестру на водителей, реестр прикладывается к требованию-накладной. Отпущенный водителям бензин учитывается как расходы фирмы, НДС принимаем к вычету. Путевых листов у нас нет. Получается иногда, что в пересчете на 100 км расход топлива - 100 литров. Сомневаюсь, правильно ли все это?
: Разумеется, нет. Расходы на ГСМ вы учесть в расходах не можете - у вас нет ни собственного, ни арендованного транспорта.
В вашей ситуации получается, что вы расплачиваетесь с предпринимателями частично деньгами, частично - бензином за оказанные вам услуги по перевозке. Поэтому вам надо отражать реализацию бензина. Причем надо начислять на его стоимость НДС. А в расходы вы сможете списать стоимость рейса и покупную цену приобретенного бензина (проданного как товар).
И учтите, что сложившаяся у вас ситуация очень похожа на схему минимизации налогообложения. Инспекторы при проверке наверняка заподозрят, что вы проводите покупку бензина через свою фирму лишь для того, чтобы необоснованно заявить вычет входного НДС по топливу.
Чтобы избежать претензий при налоговых проверках (хотя бы по будущим операциям), лучше заключить прозрачный договор с водителями-перевозчиками. К примеру, водители сами могут покупать топливо, а его стоимость они затем учтут при расчете конечной цены перевозки. Тогда топливо вообще не будет проходить как отдельный расход в вашей организации. Если водитель-предприниматель - плательщик НДС, то вы сможете принять к вычету НДС, предъявленный вам по его услугам.
Стоимость израсходованного не по назначению бензина можно удержать с водителя
Светлана Якобсон, Московская обл.
Наши водители, как правило, укладываются в нормы расхода топлива (мы применяем минтрансовские). Но бывают и исключения. Иногда - по объективным причинам, иногда - видно, что водитель хитрит. В первом случае - признаем превышение в бухучете как наш расход (не учитываемый при расчете налога на прибыль), во втором - удерживаем разницу из зарплаты работника. Нужно ли при удержании денег с водителя оформлять реализацию ему бензина? И что с НДС по бензину?
: Оформлять продажу бензина работнику не нужно. Ведь вы всего лишь получаете компенсацию. При этом взысканную стоимость топлива нельзя включить в расходы ни в бухучете, ни в налоговом учете. Также НДС, приходящийся на нее, нельзя принять к вычету. В бухучете это можно оформить такими проводками:
Покупка бензина за наличные - проблема с вычетом НДС
Инна Щеглова, г. Мурманск
Водители иногда покупают бензин за наличные деньги. Естественно, никакого счета-фактуры они не приносят. Только авансовый отчет и приложенный к нему чек, в котором выделена сумма НДС. Можем ли мы по этому чеку принять к вычету НДС по бензину?
Рассмотренные в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс: Этот вопрос возникает у бухгалтеров довольно часто. И ответить на него однозначно нельзя. Инспекторы и Минфин считают, что вычет НДС по топливу возможен только при наличии счета-фактур ыПисьма Минфина от 03.08.2010 № 03-07-11/335 , от 09.03.2010 № 03-07-11/51 , от 15.06.2010 № 03-07-11/252 . Так что если не хотите сложностей - не берите НДС к вычету. Если же есть силы поспорить, то можете входной НДС предъявить к вычету и сослаться на Высший арбитражный суд. В одном из решений он подтвердил, что чека ККТ с выделенной суммой НДС достаточно, чтобы принять этот налог к вычет уПостановление Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07 . Его позицию взяли на вооружение и федеральные арбитражные суд ысм., например, Постановления ФАС МО от 23.08.2011 № КА-А41/7671-11 ; ФАС ЦО от 05.08.2010 № А64-3986/09 .
Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.
В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.
Учет ГСМ
Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.
Как списывается ГСМ
Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.
При работе по установленным нормам используют следующие документы:
- Распоряжение Минтранса № АМ-23-р .
- Распоряжение Минтранса № НА-90-р .
- Распоряжение Минтранса № .
В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.
Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.
При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:
- При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
- При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.
Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке
Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:
- Применением документов, разработанных производителем транспорта.
- Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.
Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.
Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:
- Создание комиссии.
- Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
- Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.
Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.
Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.
При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.
Коэффициенты при расчете ГСМ
При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.
Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).
Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).
Формула для вычисления расхода ГСМ
Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:
Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.
Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.
Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):
На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.
Применив формулу, получим:
Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.
Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах
Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:
| Разрешено ли списать ГСМ полностью без нормирования? | Разрешено. Никаких особых требований налоговое и бухгалтерское законодательство не выдвигает. Но если нормы не применяются, то в налоговой инспекции вы должны будете объяснить объем отраженного в отчетах топлива. Также рекомендуем учитывать ГСМ одинаково при обоих типах учета: либо использовать нормирование там и там, либо не использовать |
| Как нормировать топливо? | При УСН есть 3 варианта:
|
| Можно ли пересмотреть нормирование топлива в течение года? | Разрешено, если будет причина для этого. К примеру, расход ГСМ новым авто превышает первоначальные лимиты. Основание для пересмотра нормы необходимо зафиксировать в приказе, изданном главой организации |
| Возможно ли применение различных норм расходования ГСМ на зимний и летний периоды? | Законодательно запретов нет. Приказом главы компании утверждаются периоды, которые делятся на зимний и летний, фиксируются нормы расходования для каждого периода |
| Разрешено ли удерживать превышение нормы из зарплаты водителя? | При доказательстве вины водителя – да. Для этого создается комиссия, согласно |
К ответу на вопрос от 21.03.14 №336785. А один раз в месяц можно отчитываться водителю по ГСМ?
Да, можно. Сотрудник обязан отчитаться о расходах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы. Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. Если вы предусмотрите, что водителю деньги выдаются под отчет на месяц, то и отчитаться о таких расходах он должен будет по итогам месяца. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т.п.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух.
Бухучет: приобретение ГСМ
В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.
В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1 , либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо .
В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы» . Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.
Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).
Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета). *
Бухучет: списание ГСМ
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (
